这些尴尬的局面,你遇到过吗?
急等着报销,却还要拿着申请单到处找领导签字,迟迟批不下来。
客户在等着签约,合同却还在走流程,走完合同流程还得走盖章流程,只能干着急。
大多数企业,都存在审批流程慢的问题。规模越大,这种现象就越明显。当然,这存在一定的合理性,因为在企业规模扩大后,风险管理的重要性变高了,相对也会影响到流程的处理效率。
不过很多中小型企业,没有大企业的体量,却提早染上了大企业的症状,审批流程极为坎坷。观察下来,主要有以下几种原因:
1、审批人主观意愿不着急,缺乏服务意识。批不批影响的是申请人,而不是自己,没有动力审批也难提起效率。
2、缺乏良好的办公习惯。尤其是审批管理人员刚刚升任某一管理岗位的时候,可能缺乏审批流程的意识。
3、客观上的不方便。有一些领导经常出差,这时如果还在使用传统的流程审批方法,拿着审批单挨个找领导签字,那签个字确实很困难。
4、流程设置本身不合理。从主管到大领导,一个流程要一堆人审批,实际上大多数人就是看前面人批了没有,既耽误时间,也难以明确责任。
那该如何提高审批流程效率呢?
1、打破传统纸质审批模式
无纸化办公已经流行很多年,但依然有一些公司还是纸质审批模式,这种模式不仅会被时间地点限制,还存在大量的资源浪费。现在都在提倡无纸化办公,线上走审批流程已经成为潮流,多种审批模板任选,审批动态实时通知,随时随地,多部门协作,降低运营成本,提高审批效率。
2、权责利统一,审批者需要承担相应责任
根据公司管理中的权责分配,尽量精简审批环节,确保每一个审批节点的人出具相应职能的专业意见,承担相应的责任。审批就要承担责任,不承担责任的人就不要审批。让审批步骤精简,提高审批效率的同时也减少错误风险。
3、明确流程为谁服务
一个审批流程的建立,都有一个最终的受益者,报销流程是为了让报销者拿到报销款项;合同审核流程是为了签订合同,让销售人员及公司受益。不同的审批流程都有最直接的受益者,所以,在制定审批流程的时候,不仅要考虑规避风险、分配责任,也要为流程受益者考虑,让责任更明确,让流程更合理。
4、流程分级授权
对不同审批内容、分类的流程,进行分级审批,充分发挥中层管理者管理职能,为高层管理者减负。
这些方法都能帮助企业提高流程审批效率,但最重要的还是需要企业迈出第一步,改变传统办公习惯,跟上时代发展步伐,进行数字化转型升级,使用数字化办公工具,也能更有利于企业进行流程管理优化。
单就一个简单的流程审批,使用线上审批能打破时间地点的限制,方便很多,比如在陀螺匠·企业助手中,可以通过审批功能,自定义审批表单和审批流程,选择审批需要经受的人员,当申请者填写提交申请单后,系统会根据制定的审批流程流转审批,相关审批人会收到系统提醒进行签单操作,这样能大大提高审批的效率和便利。而且,所有涉及的抄送人、提交人、申请人等相关人员都能查看申请历史记录,数据保存完善,也方便汇总统计。
在企业数字化转型的大潮流中,一个企业要敢于打破固有模式,敢于接受新事物、新方法,所以,不妨试试像陀螺匠·企业助手这样的新工具,让管理更方便,让经营更简单!